Vsak projekt je za podjetje in vse deležnike edinstven, specifičen in zahteven, saj gre za kompleksen proces, ki ima svoj začetek in svoj konec. Projekt obsega številne metodologije in procese, raznolike projektne time in kot tak ne more biti sistematiziran. Možnosti za napake in neuspeh projekta je veliko, in v kolikor vodja projekta pravočasno ne zazna znakov in ne izvede pravih ukrepov, je projekt na poti k neuspehu. Uspešno zaključen projekt za večino predstavlja projekt, ki se je zaključil v zastavljenem časovnem okvirju in v okviru planiranih stroškov. Vendar uspešnost projekta določa vse več kot to. Projektno delo mora poleg časovnega in stroškovnega plana, zagotoviti tudi kakovost ter želene rezultate. Najpogostejši razlogi za neuspeh projekta so sledeči:
- Nejasni cilji projekta in slaba strategija podjetja. V podjetjih se pogosto pojavi veliko idej, pobud in priložnosti, ki se razvijejo v projekt. Člani projektnega tima, poleg rednega dela, pričnejo opravljati tudi naloge projektnega dela, in kadar se je podjetje podalo v projekte brez jasne strategije, ciljev in s tem povezanimi prioritetami, se zaposleni znajdejo v nezavidljivi situaciji, ko postanejo preobremenjeni in nezadovoljni. Tako časovni kot stroškovni plan se prične podirati in pot k neuspehu je neizogibna. Z jasno zastavljeno strategijo in cilji lahko v podjetju izločijo nepotrebne projekte in naloge, s tem pa omogočijo postavitev pravih prioritet in primerno razporeditev delovnih obremenitev.
- Slaba študija izvedljivosti in preobsežna zasnova projekta. Študija izvedljivosti je pomembna za vse nadaljnje odločitve v zvezi s projektom. Če je bila izvedena površno in nestrokovno, so cilji in aktivnosti potrebni za dosego cilja, že v osnovi napačno zastavljeni. Vse pogosto si pri zasnovi projektov podjetje zastavi preobsežen in neobvladljiv projekt.
- Slab in neažuren časovni plan. Časovni plan, ki obsega tudi ključne mejnike, zahteva veliko administracije in konstantnega upravljanja z njim, da bi v vsakem trenutku lahko zagotavljal vpogled v realno stanje aktivnosti v projektu. V nasprotnem primeru, neažuriran časovni plan, ne prikazuje pravega stanja projekta, in s tem onemogoča pravočasno ukrepanje s strani vodstva. Časovni plan je v pristojnosti projektnega vodje, ki v primeru delovne preobremenitve in napačne postavitve prioritet, ne zmore vnašati vseh sprememb in podatkov. Prekoračitve časovnih planov povzročijo lahko tudi povečanje stroškov, kar vpliva na stroškovni plan in posledično na samo poslovanje podjetja.
- Slab stroškovni plan. Stroškovni plan je tesno povezan s časovnim planom in aktivnostmi. Vsaka prekoračitev časovnega plana, slaba stroškovna ocena aktivnosti in potrebne dodatne aktivnosti, povečujejo planirane stroške. Dodatni stroški zaradi slabega plana tako negativno vplivajo na poslovni rezultat podjetja. V najslabših primerih lahko slab stroškovni plan celo ogrozi poslovanje podjetja.
- Slabo zaznavanje problemov in obvladovanje tveganj. Številni dejavniki tako znotraj kot zunaj podjetja lahko povzročijo probleme in tveganja za uspeh projekta. V kolikor vodstvo podjetja in vodja projekta ne zaznajo nevarnosti pravočasno in ne izvedejo ustreznih ukrepov, pride do verižne reakcije in neuspeha projekta. Pravočasno zaznavanje in ustrezno reagiranje lahko rešijo nadaljevanje in uspešnost projekta.
- Pomanjkljiva komunikacija. Učinkovita komunikacija je zelo pomembna, še posebej ko je projekt v polnem teku. Glavnina obveščanja in izmenjave dokumentov poteka preko elektronske pošte, kar se v praksi kaj hitro spremeni v ozko grlo. Za vodjo projekta je zato ključnega pomena, da zagotovi ažuren sistem poročanja in centralizacijo projektne dokumentacije, ki je dostopna tako članom tima kot tudi vodstvu. Prava informacija, pravemu članu tima, v pravem trenutku.
- Slabo vodenje in koordiniranje. Tako vodenje kot koordiniranje projekta je kompleksna in zahtevna naloga, ki po možnosti zahteva izkušenost z različnih področij. Zahteva vsestranskost in popolno vpetost v projektno delo, z visoko sposobnostjo komunikacije in organizacije. Spremljati in voditi mora člane tima ter pravilno oceniti, kdo bo sposoben in odgovoren za nalogo, ki mu jo dodeli. Pridobivanje znanj in izkušenj je dolgotrajen proces tudi za vodjo/koordinatorja projektov, povezan tudi z neuspehi.
- Slab pregled nad delovnimi obremenitvami. Slabo postavljanje prioritet v dinamičnem podjetju povzroča preobremenitev članov tima. Še posebej v podjetjih, kjer poteka več projektov hkrati, kot tudi nepreglednost nad projektnimi plani in aktivnostmi projektnega tima, vodstvu pogosto ne zagotavlja realnega vpogleda v delovne obremenitve. Vodstvo pogosto prepusti kadrovanje za projekte kadrovskim oddelkom in/ali vodji projekta. Ponovno se srečamo s problematiko postavljanja prioritet, kar pomeni, da bodo imeli člani projektnih timov več dela, kot imajo časa na razpolago v delovnem dnevu. Podjetje mora vzpostaviti ustrezen in učinkovit sistem, ki omogoča ažuriran pregled nad delovno obremenitvijo članov projektnih timov.
- Neprimerna organizacijska kultura in slaba podpora projektu. Negativna organizacijska kultura lahko zelo slabo vpliva na člane tima, kadar v podjetju ne cenijo kompetenc, iniciativnosti ter strokovnosti članov projekta, saj le-ti niso primerno motivirani za doseganje odličnosti. Zato je pomembno, da se v podjetju zagotovi razumevanje za projektno delo in primerna podpora projektu in članom projektnega tima.
- Neupoštevanje mnenja končnega uporabnika. Uporabnik je lahko zelo pomemben člen v projektu, vendar se na njega pogosto pozabi. Uporabnik je tisti, ki lahko oceni učinek proizvoda projekta ter je pomemben vir povratnih informacij, ki pripomorejo pri sprejemanju pravilnih odločitev v vseh fazah projekta.
Pomembno je, da po zaključku vsakega projekta analiziramo projektno delo in izpostavimo problematična področja ter delimo izkušnje znotraj projektnega tima z namenom izboljšanja organizacije za nadaljnje projekte.